Ngành tiếp tân khách sạn là làm gì?

Ngành tiếp tân khách sạn là làm gì? Công việc của họ phải làm là gì? Đây là câu hỏi được rất nhiều bạn trẻ quan tâm trong quá trình lựa chọn nghề nghiệp cho tương lai. Chủ đề ngày hôm nay, Quanlykhachsan sẽ chia sẻ với các bạn một số thông tin giúp bạn có thể hiểu rõ về ngành tiếp tân.

Tiếp tân khách sạn là gì?

Tiếp tân khách sạn là những người hiện đang làm việc tại bộ phận tiền sảnh của khách sạn, nhà hàng. Ngoài ra, nhiệm vụ chính của tiếp tân khách sạn là tiếp nhận điện thoại của khách hàng gọi điện đến khách sạn, chào đón khách, giới thiệu, quảng bá hình ảnh của khách sạn tới khách hàng, giải đáp thắc mắc của khách hàng trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn, làm thủ tục nhận phòng (check in), thủ tục trả phòng (check out),…

Ngành tiếp tân khách sạn

Công việc của ngành tiếp tân khách sạn

1. Làm thủ tục nhận phòng cho khách (check in)

– Đầu tiên là dựa vào bảng danh sách đặt phòng hàng ngày, nắm các thông tin cần thiết, liên hệ với bộ phận buồng phòng để chắc chắn phòng đã sẵn sàng, chú ý những phòng có yêu cầu đặc biệt: phòng khách VIP, honeymoon,…

– Tiến hành theo quy trình check-in theo tiêu chuẩn của khách sạn:

  • Xin chào khách.
  • Tiến hành Hỏi tên khách đặt phòng, dịch vụ đã đặt xác nhận thông tin phòng. Và với khách walk-in, giới thiệu phòng còn trống để khách lựa chọn theo nhu cầu.
  • Thực hiện việc hỏi mượn Passport (khách nước ngoài), chứng minh thư (khách Việt) và làm thủ tục nhận tiền đặt cọc, tiến hành thanh toán.
  • Tiến hành hướng dẫn khách điền và ký vào mẫu đăng ký xác nhận lưu trú tại khách sạn theo đúng quy định.
  • Thực hiện việc thông báo cho khách biết về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn, các dịch vụ du lịch liên quan: đặt tour, cho thuê xe,… phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
  • Tiến hành giao chìa khóa cho Bellman dẫn khách lên nhận phòng.
  • Thực hiện sắp xếp CMT/ Passport của khách theo đúng thứ tự phòng, thực hiện việc đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm cho khách đặt phòng.
  • Tiên hành thực hiện khai báo thông tin tạm trú và hoàn tất hồ sơ khách đặt phòng.

2. Giới thiệu dịch vụ

  • Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng dịch vụ của các đơn vị liên kết: cho thuê xe, mua vé tham quan, mua hàng lưu niệm – đặc sản làm quà, đặt tour,…
  • Giới thiệu khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn: ẩm thực, spa, gym, karaoke, bi-a, dịch vụ văn phòng,…

3. Phục vụ khách đặt phòng

  • Nhiệt tình cung cấp cho khách các thông tin cần thiết: sự kiện diễn ra tại địa phương; các điểm đến tham quan; số điện thoại – địa chỉ ngân hàng, đại sứ quán; địa chỉ tin cậy sửa giày, vali; giá cả một số mặt hàng…
  • Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.
  • Nhận – gửi bưu phẩm, thư từ, fax của khách.
  • Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, tàu hỏa, đặt phòng khách sạn ở điểm đến kế tiếp… và xác nhận, thay đổi thông tin lịch trình khi cần thiết.
  • Nhận báo thức khách theo yêu cầu.
  • Bảo quản tiền và tư trang khi khách gửi.
  • Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách.
  • Giữ hộ chìa khóa khi khách có nhu cầu ra ngoài.
  • Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn – khiếu nại của khách.

4. Thực hiện Check out cho khách

– Liên quan đến việc check-out, nhân viên tiếp tân liên lạc với các bộ phận trong khách sạn nhận liên phiếu sử dụng dịch vụ của khách để ghi nhận thông tin vào hồ sơ thanh toán theo đúng quy trình.

– Tiến hành quy trình check-out theo tiêu chuẩn khách sạn:

  • Tiến hành nhận lại chìa khóa/ thẻ vào phòng từ khách.
  • Tiếp theo, liên hệ bộ phận buồng phòng thực hiện việc kiểm tra phòng khách: tình trạng của các thiết bị – dụng cụ, sử dụng minibar,
  • Sau đó trong thời gian chờ thông tin kiểm tra phòng, tiếp tân chủ động thăm dò cảm nhận của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn, chất lượng dịch vụ như thế nào? Có tốt hay không?…
  • Tiếp nhận thông tin kiểm tra từ bộ phận Housekeeping, cập nhật dữ liệu vào sổ chi tiêu của khách hàng.
  • Tiến hành xác nhận lại với khách những dịch vụ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.
  • Và thực hiện việc thông báo số tiền khách cần thanh toán, thực hiện thủ tục thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng… và in hóa đơn cho khách hàng.
  • Trả lại CMT/ Passport cho khách theo đúng phòng, đúng tên.
  • Chào tạm biệt khách ra về.

5. Một số công việc khác

  • Tham gia các khóa huấn luyện nâng cao nghiệp vụ, cross-training khi được khách sạn tạo điều kiện.
  • Thực hiện các công việc sau khi khách check-out: cập nhật tình trạng phòng, lưu hồ sơ khách hàng…
  • Tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận, báo cáo các thông tin nhận xét, phản hồi của khách về chất lượng dịch vụ khách sạn.
  • Hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới, nhân viên thực tập của bộ phận khi được quản lý giao phó.
  • Công việc cuối ca: lưu các thông tin quan trọng xảy ra trong ca làm việc, yêu cầu cần thực hiện cho khách vào sổ bàn giao công việc; ghi các thông tin khách yêu cầu vào giấy ghi chú, bàn giao đồ đạc, tiền đặt cọc, tiền quỹ cho lễ tân ca sau và dán ở nơi dễ thấy để nhân viên ca sau thực hiện.
  • Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Công việc hằng ngày của tiếp tân

Làm thế nào để trở thành tiếp tân khách sạn?

Đầu tiên, bạn cần cải thiện trình độ tiếng Anh, đặc biệt là khả năng giao tiếp với khách nước ngoài. Vì hiện tại tiếng Anh là ngôn ngữ phổ biến trên toàn thế giới, bạn cần sử dụng tiếng Anh trong trường hợp khách gọi đến từ các nơi trên toàn thế giới. Và khi bạn đã tự tin với khả năng nghe và hiểu được ý khách thì trao đổi với họ một cách dễ dàng.

Tiếp theo, cần am hiểu nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc tiếp tân khách sạn. Và bạn đừng ngần ngại khi phải tiếp xúc hay hỏi cấp trên nếu có bất kỳ thắc mắc nào và chú thích lại điểm cần lưu ý trong quá trình làm việc thực hiện nhiệm vụ.

Điều thứ ba, bạn cũng nên tìm hiểu văn hóa công ty mình làm tiếp tân, để có thái độ ứng xử phù hợp (những điều nên và không nên làm khi trong làm việc).

Bên cạnh đó, ngành tiếp tân khách sạn hiểu một cách đơn giản là việc đón tiếp khách như: thực hiện quản lí, tiếp nhận các cuộc điện thoại hay giải đáp thắc mắc quan trọng đến từ khách hàng,trực khu vực lễ tân,… Cho nên, bạn cần lấy điểm từ những điều cơ bản nhất bạn nhé.

More from author

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Related posts

Latest posts

Top 5 nhà hàng đắt nhất châu Âu

Với những bữa ăn tại các nhà hàng siêu đắt là chuyện thường ngày của các nghệ sĩ và giới đại gia. Nhưng nếu...

Học nấu ăn bài bản là như thế nào?

Học nấu ăn bài bản là như thế nào? Mặc dù nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế lại đòi hỏi sự tinh...

5 cách pha chế cà phê ngon nhất mà Barista cần biết

Cà phê là một nghệ thuật, người pha cà phê chính là nghệ nhân, một tách cà phê ngon cần phải được pha chế...